档案借阅
有新建借用申请权限的用户,在档案管理中查找自己想要借阅的档案,除即将到期、已到期的档案、废弃的档案、审批状态的档案外,都可以进行借阅操作,借阅人提交借阅申请流程,经审批人审批通过后,档案正式借阅成功,借阅人只有归还借阅的档案,才能重新借阅该档案,或者在归还状态下续借该档案。档案审批流程完成后,相关人员可以对档案进行提交借阅申请。可借阅的档案不包含:即将到期和已到期的档案。档案借阅可从左上角的我借阅的、待我审的、我已审的和所有借阅等入口进行借阅申请,也可以在档案库选择流程审批结束的档案进行借阅,如下图所示:
我借阅的
我借阅的页签可以查询到所有我借阅的档案信息,在此页签可以进行【新建】档案借阅申请,如下图所示:
字段说明:
【标题】必填项,自行输入,不超过200英文字符;
【流程】即借阅流程,具体见后台配置-基础设置-档案通用流程模板的使用说明。
【借阅时间】默认为当前时间,可根据需要进行修改;
【借阅人】默认为当前用户,可根据需要进行修改;
【所属部门】默认为当前用户的所属部门;
【选择档案】可选择相关档案,其中归还时间必须填写且归还时间必须不晚于档案有效期;
【借阅事由】借阅人填写,非必填项;
【附件】其中附件非必填,选择附件信息。
待我审的
待我审的借阅申请流程,可从待我审的页签找到,此外在待办列表也可以打开,如下图所示:
我已审的
我已审的借阅申请流程,可从此页签打开。也可以进行新建借阅申请流程,如下图所示:
所有借阅
所有借阅包含待我审的、我已审的和其他借阅申请流程。此页签可以进行新建借阅申请流程操作,如下图所示:
档案借阅
档案借阅,即是当前登录人的所有档案借阅信息,此页签会显示借阅申请审批通过后的借阅信息,并显示归还时间、剩余时间和其他相关信息,如下图所示:
档案库
在档案库中,选择当前环节为结束节点的档案,可以进行借阅,如下图所示:
档案借阅成功,在档案借阅一栏可查看借阅的档案信息,如下图所示:
点击借阅的档案,会显示“归还”,“新版本”,“删除”,“关闭”。
- 归还:将所借阅的档案归还,归还之后查看该档案的借阅记录,剩余时间为已过期。说明:剩余时间为已过期包含两种情况,一是借阅人在归还时间内归还;二是到期未归还,系统自动收回。
- 新版本:此操作将锁定原文档,并创建一个新的草稿,只有新版文档撤消新版或发布,其他人才能继续修订原文档(多个人有建新版本权限的时候)。
- 删除:将该档案借阅的信息删除,在档案借阅一栏没有该记录,在借阅记录有该档案的借阅记录。
- 关闭:页面关闭。
归还时间到期未归还,系统自动收回,如下图所示:
续借:
- 在借阅中的档案,可以点击我借阅的,选择之前的借阅申请,有“续借”按钮;
- 借阅过该档案,状态(已归还或被收回)的用户,选择之前的借阅申请,有“续借”按钮,续借的天数在后台设置。
借阅场景(默认权限+新建借用申请权限)
借阅前:用户选择一份档案点开查看,能查看该档案的基本信息及其他除了文件级不可查看。如下图所示:
借阅中:用户新建借阅,填好基本信息后提交,如下图所示:
借阅成功:待借阅流程结束,查看借阅申请里的档案详情,可以看到文件级,如图所示:
说明:保管员、归档人、档案录入流程中的每个节点处理人都可以查看到文件级,除此之外,可在档案录入时的附件对指定部门或用户赋予权限,如下图所示:
附件权限:文件级的操作包含可下载者、可打印者、可拷贝者。设置了相关人员之后,他们可以在不借阅状态查看档案的文件级及相关操作。借阅该档案时,可自行授权其他操作,待流程结束,以第二次操作为主。